La forma en la que organizas tu oficina puede tener un efecto directo en la eficiencia con que la llevas. En particular, los archivos y las carpetas de oficina pueden convertirse en un desorden si no estableces un sistema uniforme. Una vez que tengas tu armario de archivos, carpetas y etiquetas, tienes un par de opciones para organizarlos de forma práctica y que tu y tus empleados puedan acceder al material rápidamente.
Por ello, en éste post, vamos ayudarte a reducir el tiempo de búsqueda de archivos a través de los colores, sí, has leído bien, colores.
Está demostrado científicamente que el cerebro humano retiene mejor la información y relaciona mejor conceptos a través de colores que con la escritura. Por ello, una organización basada en colores nos puede ahorrar tiempo en nuestras búsquedas.
Otro beneficio de tener el archivo por colores es que le daremos alegría a nuestra oficina y sin darnos cuenta el ambiente de nuestros trabajadores mejorará.
En éste caso vamos a poner un ejemplo de organización del archivo para empresas, pero como hemos comentado anteriormente, cada empresa puede adaptarla para su mejor organización.
Nosotros organizaremos los siguientes documentos:
– Facturas de compra por pagar
– Facturas de compra pagadas
– Facturas de venta por cobrar
– Facturas de venta cobradas
– Banco
– Caja
– Impuestos
Ahora vamos asignar el color que creamos que define o que relaciona, según nuestro criterio, el contenido de la carpeta.
Para facturas de compra por pagar las archivaremos en el Naranja
Para facturas de compra pagadas las archivaremos en el Rojo
Para facturas de venta por cobrar en el Azul
Para facturas de venta cobradas el Verde
Para el banco el Blanco
Para la caja el Amarillo
Para los Impuestos el Negro
Para otra documentación el Gris
De esta manera pronto memorizaremos en que color se encuentra cada documento y así ahorraremos tiempo en la búsqueda y tendremos una oficina un poco más eficiente.
Ahora que ya sabes como puedes hacerlo, te retamos a que lo hagas en tu oficina y nos digas como lo has
hecho y que variación has aplicado.
