Trabajar en una oficinano supone acceder a tantos riesgos como en otras actividades laborales. No obstante, es importante tener en cuenta determinados aspectos de seguridad que pueden ayudar a evitar un accidente laboral. De ahí que en el trabajo se ha de contar con un material de oficina que no suponga exponerse a imprevistos relativos con la seguridad, especialmente en lo que respecta a los aspectos relacionados con la organización, mantenimiento y buenos usos de los mismos.
Es por ello que se hace necesario contar con un material de oficina de calidad y al cual se le apliquen unas pautas básicas de organización, mantenimiento y planificación. Las analizamos en estas líneas.Y es que, nada mejora más la organización de un espacio de trabajo que mantener siempre los pasillos despejados de objetos. Los mismos nos ayudarán a evitar caídas importantes. Lo mismo se puede decir del material en las mesas. En este sentido, no amontonarlos es la mejor manera de evitar su movimiento y, por tanto, su caída posterior.
De la misma manera, es importante colocar en las mesas solo los aparatos electrónicos imprescindibles, manteniendo debajo la torre del ordenador, en el caso de que sigáis utilizándola, además de la impresora y otros complementos. En la misma línea, es interesante guardar el material punzante o metálico correctamente, no dejándolo en lugares accesibles o donde alguien pueda hacerse daño.
En paralelo, es vital mantener en buen estado el material de oficina. Así, no se deben forzar ni los cajones ni las estanterías a través del exceso de peso. También es positivo revisar los cables y los equipos eléctricos periódicamente, sustituyéndolos en el caso de que puedan suponer un riesgo.
Con relación a esto, es importante tomar especial cuidado con las tomas de corriente y evitar sobrecargarlas. Así, no se debe conectar nunca una regleta sobre otra y es necesario vigilar el correcto funcionamiento de todo lo que se conecte.
Otro de los peligros, por último, que se han de evitar es el relacionado con las alturas. Así, siempre que sea posible se ha de apilar en las partes superiores de los muebles o estanterías. Del mismo modo, no hay que subirse a sillas o a mesas para recoger objetos guardados en estantes altos.
Consejos de seguridad para utilizar el material de oficina
El trabajo en la oficina no está exento de riesgos, como bien conoce todo aquel que haya trabajado en una. Si bien es cierto que trabajar en oficinas y despachos presenta un porcentaje de riesgos bastante menor que en otras profesiones más peligrosas, este dato le sirve de poco consuelo al que se lesiona debido a no seguir unas pautas básicas de seguridad. A continuación presentaremos unas sencillas normas a tener en cuenta para evitar daños no deseados en nuestro entorno laboral.
Ergonomía, ¿estamos bien sentados?
En primer lugar trataremos la ergonomía, dado que un inadecuado uso de los elementos más habituales en la oficina (silla, teclado, ratón, monitor…) es la causa número uno de dolores musculares y articulares en la oficina y, en definitiva, de las bajas laborales en este entorno. Los problemas ocasionados por estos elementos no suelen ser graves, pero sí muy molestos, crónicos la mayor parte de las veces y en ocasiones incapacitantes —particularmente los pinzamientos y contracturas lumbares y cervicales—. Para aliviar y prevenir la aparición de estas molestias basta con seguir unas sencillas pautas de estiramientos y descanso breve (levantándose y dando unos pasos, por ejemplo) cada cierto tiempo. Existen multitud de tablas de estiramientos para cada grupo muscular en Internet (particularmente brazos, espalda y cuello), pero lo ideal es solicitar una directamente al grupo de prevención de riesgos laborales de tu empresa si este existe.
En cualquier caso, mejorar la sintomatología no sirve de nada si no se va a la raíz del problema: el mismo material de oficina. En la silla deberemos sentarnos rectos y con la espalda completamente apoyada en el respaldo, pero la misma silla debe estar diseñada para ofrecer un soporte adecuado y ergonómico, con apoyabrazos y altura regulable. También ha de tener ruedas para una movilidad completa. El uso de un reposapiés es más que recomendable para una postura correcta. Asimismo, teclado y ratón deberán encontrarse a la altura adecuada para no forzar brazos ni hombros y el monitor deberá situarse de tal manera que los ojos se encuentren a la misma altura que la parte superior del mismo. Buscaremos también evitar brillos en la pantalla que puedan hacernos forzar innecesariamente la vista. Los atriles para apoyar documentos son especialmente útiles si necesitamos consultarlos de manera continuada.
Almacenamiento de elementos pesados.
Una vez evaluados los posibles riesgos para nuestra salud a largo plazo analizaremos los peligros más directos e inmediatos. Comenzaremos con las lesiones provocadas por el mal uso o almacenamiento de nuestro material de oficina. En particular, cualquier elemento pesado (paquetes de folios, archivadores, cajas de tóneres…) nunca deberán almacenarse a una altura mayor a la de nuestros hombros. El ordenador deberá situarse en el suelo siempre que sea posible. Mención aparte merecen las impresoras: las “tipo fotocopiadora” (más grandes) han de situarse siempre en el suelo y las compactas sobre una superficie adecuada, mejor si es una dedicada exclusivamente a ello en vez de compartiendo espacio con la mesa de un trabajador. Cualquier clase de material que pudiera ser peligroso (guillotinas, abrecartas, objetos con filo o punta…) deberá guardarse en un armario o sala de reprografía y ser devuelto a su lugar de origen en cuanto acabe de ser utilizado. Tampoco deberán dejarse objetos sobre elementos eléctricos, mucho menos sin contienen algún tipo de líquido (incluidas plantas).
Organización de cables.
Para evitar riesgo de tropiezos los cables deberán estar recogidos en rejillas o con organizadores, y si son demasiado largos enrollarlos o usar unos más pequeños. Hay que prestar una particular atención al caso de las impresoras y destructoras de papel, ya que debido a su uso compartido suelen estar ubicadas en áreas de paso comunes y con mayor riesgo de tropiezo. Los cables habrán de estar en perfecto estado de uso para evitar riesgos de electrocución. Por supuesto, cualquier tipo de material electrónico o eléctrico deberá estar bien protegido de posibles goteras y, si es posible, no estar directamente bajo sistemas de aire acondicionado donde se pueda acumular agua procedente de la condensación. Las salas de servidores, racks de comunicaciones o reprografía deberán estar alejadas de lugares de paso de tuberías como baños.
Las destructoras un elemento seguro
Aunque a primera vista pueda parecer un elemento peligroso las destructoras de papel suelen disponer de sistemas de seguridad más que eficientes, por lo que bastarán unas normas básicas para evitar lesiones con ellas. Algunos modelos disponen de detectores que apagan automáticamente la máquina en caso de detectar algún material distinto de papel, grapas o sujetapapeles. Sin embargo, eso no exime de tener precaución al manejarlas: se deben mantener siempre las manos alejadas de la entrada de papel y hay que tener especial cuidado con elementos “colgantes” como corbatas, collares o el mismo pelo, en especial si necesitamos agacharnos para manejar el aparato.
El ruido, algo a tener en cuenta.
Un elemento que no provoca lesiones per se pero que puede contribuir enormemente a aumentar el estrés —y por ello el riesgo laboral— es el ruido, sobre todo el provocado por las impresoras. Las actuales tienen un nivel de insonorización muy alto, pero aún no son completamente silenciosas. Es por esto que su colocación cerca del espacio de trabajo de los oficinistas puede contribuir a aumentar el estrés, especialmente si se utilizan de manera constante. Las impresoras deberán estar situadas en un espacio común, accesible por todos, pero no excesivamente cerca de ninguna mesa de trabajo. El mismo consejo sirve para otros elementos que puedan ser particularmente ruidosos, como destructoras de papel o escáneres.
Sustancias nocivas o inflamables.
Un último grupo incluye las sustancias nocivas o inflamables que podamos encontrar en las oficinas. Si bien estos elementos no son comunes en este tipo de entorno laboral, existen y deben manejarse de forma adecuada. Aunque muy protegido del ambiente, el polvo de los tóneres de las impresoras láser contiene sustancias (sobre todo resinas y carbono) que pueden resultar irritantes al inhalar. Este hecho se produce casi únicamente al soplar el polvo depositado en estos continentes, por lo que con el simple hecho de cuidarnos de no hacerlo evitaremos inhalar estos productos. Algunas impresoras utilizan también hidrocarburos isoparafínicos que pueden producir irritación en la piel bajo un uso continuado. Es extremadamente complicado que esto ocurra, pero si necesitamos desmontar la impresora para arreglar algún atasco o similar el uso de unos guantes de vinilo está recomendado. En modelos antiguos de impresoras también pueden originarse molestias por la emisión de ozono (al cargarse el fotorreceptor). Estando las mismas situadas en un lugar bien ventilado no habrá ningún problema.
Como puede verse, aunque mínimos los riesgos en la oficina existen. Esperamos que con estos consejos los posibles peligros queden reducidos a cero. ¡Más vale prevenir que curar!
