En una oficina son múltiples las actividades que se llevan a cabo. Las mismas tienen como resultado la acumulación de información, independientemente de la actividad a la que cada espacio de trabajo se dedique así como los departamentos que componen estos lugares. En este sentido, surge la duda sobre cómo almacenar esta información de la manera más adecuada.
La solución dependerá del soporte en el que esta se encuentre. Si nos estamos refiriendo a trabajos en papel, lo más interesante es contar con los dispositivos físicos más adecuados para conservarla durante el mayor tiempo posible. Así, previa criba de aquello superficial o que no merezca la pena (y que no vayamos a echar de menos en un futuro) es el momento de decantarse por el soporte adecuado.
Si, por el contrario, debemos almacenar una información con mayor cantidad y volumen de documentos, será necesario que echemos un vistazo a muebles clasificadores, donde podremos optar desde clásicas estanterías, simples y divisorias, hasta cajoneras específicas para este tipo de trabajos.
Al margen del aspecto físico, asimismo, es importante tener en cuenta la forma digital de almacenamiento. Esta permite, además de compactar el espacio de manera notable, poder compartir con mayor facilidad esos documentos que conservamos y que periódicamente consultamos.
Así, para almacenar esta información y constatar que no se pierda, lo mejor es optar por dispositivos externos, los cuales van desde discos duros de memoria hasta otros soportes de menor capacidad, como CDs, DVDs o pen drives, que también resultan interesantes a la hora de poder diferenciar (y sobre todo clasificar) la información que se conserva en la oficina.
Es por ello que la opción digital está cada vez más extendida en el ámbito de la oficina, por lo que se deben cuidar, y mucho, los dispositivos que se utilizan para mejorar la conservación de documentos en este ámbito, así como su posterior movilidad, traslado y consulta.
