Ordena y decora a la vez. Ganarás eficiencia.

La necesidad de organización

Des de hace muchos años el ser humano lleva utilizando el papel como documento  imprescindible en su vida, ya sea para dibujar, escribir cartas, facturas, listas de compra y muchas más. Pero parecía que con las nuevas tecnologías el papel estaba condenado a desaparecer,  y quizá ese sea su destino pero no por el momento.

Muchos querréis que se elimine el papel de nuestras vidas, así dejaríamos de talar árboles y cuidaríamos mejor nuestro planeta, otros en cambio no queréis enterrar el papel, porque, estáis acostumbrados a él, sentís melancolía o simplemente porque no os gustan los cambios.

La verdad que por el momento y sobre todo las empresas son grandes consumidoras de papel.  Facturas, informes, cartas (aunque el email ha podido con ellas, aún se siguen enviando cartas comerciales) , panfletos e infinidad de documentos.

Por ello, y ya que, se sigue utilizando documentación en papel también se necesita una buena organización, y es de lo que hoy queremos tratar.  Ayudar como ordenar la documentación que las empresas utilizan mediante las Carpetas de Palanca.

La forma en la que organizas tu oficina puede tener un efecto directo con  la eficiencia con la que la llevas.

¿Tienes muchas carpetas para organizar toda la documentación de tu oficina? ¿Sabes cuánto tiempo tardas en encontrar la carpeta que deseas? Cuando utilizas grandes cantidades de archivos es imprescindible tener un orden para poder encontrar tus documentos en la mayor rapidez posible.

La forma en la que organizas tu oficina puede tener un efecto directo con  la eficiencia con la que la llevas. En particular, los archivos y las carpetas de oficina pueden convertirse en un desorden que nos puede causar muchos dolores de cabeza y sobre todo pérdida de tiempo y de dinero si no se establece un sistema uniforme.

Así que lo primero que vamos hacer es buscar una estantería, mesa, archivador, etc… donde quieras colocar las carpetas. Recuerda que el lugar perfecto es aquel que está cerca de la persona que más utiliza la documentación guardada.  Una vez que tengas tu armario de archivos, mesa, archivador, etc..  tienes  que apuntar en un papel como vas organizar tu archivador.

Reducir el tiempo de búsqueda de archivos a través de los colores

Estás perdido, no tienes ni idea o no tienes ganas de pensar, no pasa nada, nosotros os vamos a dar una idea muy sencilla, práctica, divertida  y económica. Y  por ello, en éste post, vamos ayudarte a reducir el tiempo de búsqueda de archivos a través de los colores, sí, has leído bien, colores.

Está demostrado científicamente que el cerebro humano retiene mejor la información y relaciona mejor los conceptos a través de los colores que con la escritura. Por ello, una organización basada en colores nos puede ahorrar tiempo en nuestras búsquedas, a la par de otro beneficio que os informamos a continuación.

Otro beneficio de tener el archivo por colores es que estaremos decorando y dando un toque de alegría a nuestra oficina y sin darnos cuenta el ambiente de nuestros trabajadores mejorará, ya que diversos expertos en la materia aconsejan darle color a nuestro lugar de trabajo, sobre todo si dicho lugar no tiene una gran entrada de luz natural. Es interesante saber que refleja a las personas cada color y con ello aprovechar al máximo su beneficio.

Significados de los colores en la empresa.

A continuación os describiremos que refleja cada color, a nivel de negocios,  según el estudio de Eva Heller, psicóloga y socióloga alemana.

 

Azul

Es el color por excelencia, ya que es el preferido por la gran parte de la población. Las empresas lo utilizan cuando quieren reflejar calma y sentido común.  La emoción que refleja es masculinidad, competencia, alta calidad y coorporación

Rojo

El color de la pasión. Color que nos da hace sentir alerta, atención a lo que hay alrededor. Refleja alegría, furia, excitación y energía. Las empresas lo utilizan cuando quieren expresar su poder y pasión

Blanco

La inocencia. No hay otro color que exprese la puerza y la inocencia tanto como el color blanco. En los negocios se utiliza para demostrar moda, simplicidad ,sofisticación  y transparencia.

Verde

El color de la esperanza y del buen gusto. En las empresas se utiliza para reflejar juventud y amor por la Naturaleza y el planeta.

Amarillo

Color ambiguo. Nos puede transmitir luz, calidez y  alegría pero también inquietud, celos, envidias. Aunque las empresas lo utilizan más como el reflejo de la diversión y de la amistad.

Naranja

Aroma, exótico y divertido es lo que transmite el color naranja. En las marcas que lo utilizan quieren transmitir alegría y bienestar.

Rosa

El color joven que atrae más a la gente mayor que a los jóvenes. Es un color dulce, suave, tierno y seductor. Pero cuidado, mucho color rosa puede llegar a ser aburrido o cursi. Las empresas que lo utilizan quieren reflejar la dulzura o lo sexy.

Morado

El color de la sensualidad, espiritualidad y del misterio, por ello es el color más rechazado que aceptado. Las empresas que lo utilizan quieren mostrar fantasía y lujo.

Negro

Color negativo que nos recuerda la muerte, pero también la elegancia, el poder y lo clásico. Con él las empresas quieren demostrar el glamour y la exclusividad

Ya ahora que ya sabemos un poco más de los colores y las emociones, vamos a poner un ejemplo de organización del archivo para empresas, pero como hemos comentado anteriormente, cada empresa puede adaptarla para su mejor organización.

Utilizar el color según el tipo de documento.

Nosotros organizaremos los siguientes documentos:

– Facturas de compra por pagar
– Facturas de compra pagadas
– Facturas de venta por cobrar
– Facturas de venta cobradas
– Banco
– Caja
– Impuestos

Ahora vamos asignar el color que creamos que define o que relaciona, según nuestro criterio, el contenido de la carpeta.

Para facturas de compra por pagar las archivaremos en el Naranja
Para facturas de compra pagadas las archivaremos en el Rojo
Para facturas de venta por cobrar en el Azul
Para facturas de venta cobradas el Verde
Para el banco el Blanco
Para la caja el Amarillo
Para los Impuestos el Negro
Para otra documentación el Gris

De esta manera pronto memorizaremos en que color se encuentra cada documento y así ahorraremos tiempo en la búsqueda y tendremos una oficina un poco más eficiente.

Ahora que ya sabes como puedes hacerlo, te retamos a que lo hagas en tu oficina y nos digas como lo has
hecho y que variación has aplicado.

Decorar la oficina de manera creativa y económica

Decorar creativa y económicamente una oficina es mucho más fácil de lo que creemos, gracias al reciclaje. En este post analizamos cómo se debe llevar a cabo este proceso.

A la hora de poner en marcha un negocio, o de redecorarlo, son muchos los factores que se han de tener en cuenta. Uno de los más fundamentales corresponde a la estética del espacio, que ha de dar una buena impresión a las personas que lo visiten por primera vez.

Sin embargo, en los tiempos que corren es difícil contar con un presupuesto holgado en materia de decoración de espacios de trabajo. Es por ello que se han de tener presentes trucos que faciliten la generación de un buen ambiente en estos lugares. Dentro de ellos destaca uno: el reciclaje de elementos.

Y es que a través de la filosofía del reciclaje los emprendedores ganan mucho: de un lado ahorran y, de otro, decoran su espacio de manera creativa. Pero, ¿cómo se puede alcanzar este objetivo? ¿Cuáles son los criterios que se han de tener en cuenta a la hora de decorar reciclando?

Aunque en este humilde arte todo vale, lo cierto es que no viene mal llevar una planificación en este sentido, que facilite el proceso. Para ello, nada mejor que comenzar enumerando aquellos elementos que se pueden reciclar, tales como mesas, estanterías, percheros o, incluso, los cubos de la basura.

Como materias primas que se pueden utilizar destacan los palets de madera, los tableros a base de puertas las cajas de fruta que no se utilicen o incluso ramas de madera que resulten atractivas.

De la misma manera, se puede optar por decorar las paredes a base de imágenes caseras. Fotografías de los compañeros, instantáneas cotidianas, reuniones y eventos a los que se haya acudido…Todo vale para el desarrollo de esta parte del reciclaje.

Por último, también hay que tener en cuenta que a la hora de reciclar la decoración de la oficina se debe cuidar la iluminación, de modo que se puede optar por utilizar lámparas hechas con elementos reciclados, tales como latas de conservas de importante tamaño que, simulando un look industrial, llamarán la atención de más de uno cuando vayan a este lugar.

 

Lo que las series de TV nos enseñan sobre cómo decorar una oficina

Ally Mc Beal, Periodistas o incluso Cámara Café. Todos estos títulos tienen algo en común: se trata de series de televisión ambientadas en oficinas. Unos espacios dramatizados que nos han enseñado mucho, más de lo que pensamos, en torno a la decoración del lugar del trabajo.

Es por ello que en este post queremos repasar algunas de las series de televisión más emblemáticas sobre lo que es acertado y no a la hora de desarrollar un lugar de trabajo. Comenzamos por los lugares de trabajo ideales, aquellos en los que cada uno de los recovecos que nos son mostrados funcionan como signos orientativos para el lector de dichas imágenes.

Uno de los más interesantes, en este sentido, es la escenografía utilizada en la recientemente finalizada serie Mad Men. Unos espacios que evolucionan en el tiempo pero que son sinónimo de pulcritud, orden y funcionalidad. Es por ello que además de contemplar las tramas principales que enredan a sus protagonistas y contemplar la evolución de los personajes, esta serie sirve para tomar nota en lo que respecta a colocación del mobiliario y aprovechamiento del mismo.

Algo que no comparte la mítica serie televisiva inglesa The Oficce. Y es que en este caso al típico humor inglés que derrochaban sus capítulos, a raudales, se ha de sumar la incertidumbre de sus decorados. Los mismos no son sinónimo de un ejemplo a seguir por futuros arquitectos o diseñadores de interiores, por lo que es bueno tenerlo como ejemplo de un espacio que a pesar de resultarnos conocidos no se caracteriza por su buena imagen.

Como sucede, en el caso extremo, con las oficinas improvisadas por Tony Soprano en un club de alterne, lo que se configura como lo opuesto a lo que debe ser un lugar de trabajo, pero que ha quedado grabado a fuego en nuestras retinas.

En esta línea, tampoco es recomendable seguir el ejemplo de las oficinas que el matrimonio White de Breaking Bad tenía en su lavadero de coches, en el que acumulaba cantidades de dinero negro procedente de la venta de droga del marido, pero sí del despacho de su abogado, Saul Goodman, un excéntrico personaje que desprendía orden y limpieza por todos los poros de su lugar de trabajo.

Es por ello que echando un vistazo a nuestras series de televisión favoritas podemos encontrar buenos ejemplos de cómo aprender a decorar un espacio de trabajo o, por el contrario, a huir de este tipo de decoración. Pensemos en lo que nos pueden ofrecer las series que actualmente tenemos en cartelera.